Hotel Toruń - rezerwacja

Do poczytania

Hotel to nie tylko forma wypoczynku?

Jakie usługi oferują hotele?

Hotele kojarzą się przede wszystkim z wyjazdami wypoczynkowymi. Wybieramy cel naszej podróży, rezerwujemy interesujący nas nocleg i korzystamy z uroków wakacji lub krótkiego city-break’a. W ofercie hoteli znajduje się jednak wiele więcej usług niż zakwaterowanie w pokojach o najwyższym standardzie.

Hotel w najważniejszym dniu w życiu

Ślub i wesele to dla wielu par jedne z najważniejszych chwil w życiu. Trzeba jednak przejść dość długą drogę, by móc się nimi nacieszyć: lista obowiązków, związanych z organizacją tych wydarzeń, jest niezwykle rozległa. Od zaproszenia gości, przez wybór sukni dla panny młodej oraz garnituru dla pana młodego, umówienie zespołu muzycznego lub DJ-a, fotografa, kamerzysty, fryzjera, makijażu, kwiatów, dekoracji, samochodu, nie zapominając oczywiście o obrączkach i weselnym torcie… Wymieniać można byłoby jeszcze długo.

Z całą pewnością ślubne przygotowania rozpocząć warto od określenia orientacyjnego terminu wydarzenia oraz sporządzenia wstępnej listy gości. Preferowana przez nowożeńców data oraz liczba gości determinować będą to, w jakim miejscu wydarzenie zostanie zorganizowane. Wzrastającą popularnością cieszy się organizacja wesela w hotelu.

To rozwiązanie nad wyraz atrakcyjne, z co najmniej kilku powodów. Pierwszym z nich jest wygoda. Jeżeli planujemy uczestnikom wesela zaoferować noclegi (lub wręcz musimy, ponieważ goście dojadą do nas z rozmaitych zakątków Polski i świata), hotel – jako miejsce organizacji wesela – jest najbardziej komfortowym wyborem. Dzięki temu droga gości z parkietu do przyjemnego łóżka będzie wyjątkowo krótka, a nowożeńcy będą mogli spędzić swoją noc poślubną w przestronnym apartamencie.

Drugim powodem jest fakt, iż hotele zazwyczaj posiadają doskonałe przestrzenie do organizacji tego typu imprez okolicznościowych. W zależności od obiektu, sale weselne pomieścić mogą od kilkudziesięciu do nawet kilkuset gości, zapewniając ustawienie stołów zgodne z preferencjami (najczęściej bankietowe lub w podkowę). Nie będzie też problemu z wygospodarowaniem miejsca na parkiet, a nowoczesne nagłośnienie pozwoli pracować wybranym przez młodą parę muzykom. Wyspecjalizowane w organizacji tego rodzaju przyjęć obiekty szczególnie dbają o wystrój sali oraz jej odświętną dekorację – detale są bowiem najważniejsze i mają usatysfakcjonować przede wszystkim nowożeńców.

Kolejnym argumentem jest hotelowa restauracja, doświadczona w organizacji imprez na większą skalę. Ważne jest to, by kuchnia odpowiadała młodej parze i była skupiona na realizacji jej oczekiwań – niezależnie od tego, czy zdecyduje się ona na tradycyjne, polskie menu, czy dania kuchni śródziemnomorskiej. Do tego profesjonalna obsługa, która z jednej strony jest właściwie niezauważalna, a z drugiej – bezbłędnie reaguje na potrzeby gości. To przepis na niezapomniane wesele!

Konferencja, szkolenie, seminarium… Hotele dla biznesu i nauki

Coraz popularniejsza staje się również organizacja konferencji w hotelu. Trudno się temu dziwić – obiekty te są do goszczenia takich wydarzeń świetnie przygotowane. Wybór hotelu – jako miejsca spotkania – to także spore ułatwienie dla organizatorów. Zamiast kontaktu z kilkoma podwykonawcami – np. dysponentem sali konferencyjnej, firmą cateringową oraz obiektem noclegowym – wszelkie szczegóły ustalają z hotelowym menedżerem. W obiektach znajdują się centra konferencyjne, naturalnie mogą one uczestnikom wydarzenia zaoferować zakwaterowanie, a hotelowa restauracja może zająć się organizacją przerw kawowych, lunchowych czy uroczystych kolacji.

Niezależnie od rodzaju spotkania (od tego, czy interesuje nas organizacja konferencji, czy organizacja szkoleń, seminariów lub warsztatów) oraz jego charakteru (np. biznesowego, naukowego), wybierając hotel jako miejsce spotkania, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii. Przede wszystkim dlatego, że wybór obiektu wpływa na wizerunek organizatora (świadczy m.in. o jego guście) oraz rangę i prestiż wydarzenia. Odpowiednia lokalizacja, zaplecze konferencyjne o wysokim standardzie i komfort gości – to czynniki, które zagwarantują naszemu wydarzeniu sukces.

W przypadku lokalizacji, dominują obecnie dwa, odmienne od siebie, trendy. Zwolennicy pierwszego z nich stawiają na obiekty położone daleko od miast, charakteryzujące się malowniczym otoczeniem oraz ciszą i spokojem wokół. Drugim rozwiązaniem jest wybór hoteli znajdujących się w największych miastach, tuż przy ich centrach. W obu tych przypadkach ważny jest dojazd do hotelu – nie tylko samochodem, ale także innymi środkami komunikacji, a także dostępność miejsc parkingowych. Organizując wydarzenie międzynarodowe, pod uwagę wziąć należy również odległość od lotnisk.

Kwestią, którą należy dokładnie sprawdzić, jest zaplecze konferencyjne, którym dysponuje wybrany przez nas hotel. Jedno z największych centrów konferencyjnych w Polsce znajduje się w toruńskim hotelu Filmar, który proponuje organizację wydarzeń w aż dziesięciu, świetnie do tego przygotowanych, salach. W spotkaniach, odbywających się w tej przestrzeni, uczestniczyć mogą grupy kilkunastu, kilkudziesięciu, a nawet kilkusetosobowe. Organizatorzy wybierają dogodne ustawienie krzeseł (wygodnych!) i sprzętu, mogą również skorzystać z najwyższej jakości wyposażenia – nagłośnienia, mikrofonów, sprzętu audio-wideo czy rzutników oraz wsparcia technicznego. W foyer, które znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie przestrzeni konferencyjnej, może zostać podany catering, przygotowany przez hotelową restaurację. Po obradach goście skorzystać mogą m.in. z siłowni, jacuzzi, lobby baru czy ogródka.

Z całą pewnością więc konferencje czy szkolenia organizowane w hotelach pozwalają na wymianę doświadczeń oraz transfer wiedzy i poglądów pomiędzy ich uczestnikami, a także na nawiązywanie między nimi współpracy. Są również świetną okazją do kreowania pozytywnego wizerunku ich organizatora oraz budowania relacji – tak z kontrahentami, jak i otoczeniem. Kluczowy jest wybór odpowiedniego obiektu.

Decydujące spotkania… w hotelu

Negocjacje biznesowe nie trwają kilka minut. Zazwyczaj zajmują wiele dni, a nawet miesięcy. Kontrahenci spotykają się ze sobą na neutralnym gruncie lub w okolicach siedzib swoich firm. W tym kontekście wynajem hotelu dla kontrahenta to szczególnie poważna sprawa. Wybrane miejsce powinno nie tylko spełnić oczekiwania naszego biznesowego partnera i zapewnić mu maksymalny komfort, ale też dobrze rzutować na nasz wizerunek.

Nie bez znaczenia staje się więc liczba hotelowych gwiazdek, istotne są także udogodnienia, które obiekt proponuje swoim gościom. Klimatyzacja, bezprzewodowy Internet, siłownia, jacuzzi – to standardy, które powinny pomóc w doprowadzeniu negocjacji do szczęśliwego finału. Hotel z jednej strony musi zapewniać naszemu kontrahentowi swobodę – szczególnie, jeśli zaplanowany został dłuższy pobyt, a z drugiej – umożliwić spotkanie z negocjacyjnym partnerem w odpowiednich okolicznościach. Na przykład w restauracji najwyższej klasy czy lobby barze.

W odniesieniu do takich spotkań ważna jest także lokalizacja obiektu. Najpopularniejsze są te, które znajdują się w centrach miast i pozwalają na łatwe dotarcie do partnerskiego przedsiębiorstwa. Korzystnie oddziałuje także sąsiedztwo rynku czy starówki, dając kontrahentowi dostęp do licznych atrakcji turystycznych czy kulturalnych, z których skorzystać będzie mógł po trudnych rozmowach.

 

 

Organizacja konferencji w hotelu: krok po kroku

Na co zwracać uwagę, organizując konferencję w hotelu?

Zorganizowanie konferencji to nie lada wyzwanie. Najpierw wybrać trzeba zespół organizacyjny, a następnie – podzielić się obowiązkami. Już na samym początku należy jasno określić cel i tematykę wydarzenia. Od tego będzie zależało zaproszenie odpowiednich prelegentów oraz określenie łącznej liczby uczestników przedsięwzięcia. Dalej wskazanie czasu i miejsca spotkania, skalkulowanie budżetu, rozesłanie zaproszeń, promocja, kontakty z podwykonawcami, ustalenie finalnej agendy konferencji, przygotowanie identyfikatorów…

Lista zadań do wykonania jest długa. Można ją jednak nieco skrócić, powierzając część obowiązków obiektowi, w którym wydarzenie będzie się odbywało. To właśnie dlatego konferencje, seminaria, szkolenia czy warsztaty – nie tylko naukowe, ale też biznesowe – coraz częściej są przeprowadzane w hotelach. Dzięki temu umowa o organizację konferencji w hotelu zawierana jest tylko z jednym podwykonawcą – właśnie hotelem, a nie np. z dysponentem sali obrad, firmą gastronomiczną oraz pensjonatem. Współpracując z hotelem, jednocześnie zorganizujemy przestrzeń konferencyjną, catering, miejsca noclegowe oraz dodatkowe atrakcje dla naszych gości. Z całą pewnością takie wydarzenia muszą być przygotowane sprawnie, niezawodnie i z dbałością o każdy detal. Na co więc zwrócić uwagę, organizując konferencję w hotelu?

Po pierwsze: lokalizacja

Lokalizacja hotelu, w którym będzie odbywała się konferencja, musi być dogodna tak dla jej organizatorów, jak i wszystkich gości. Miejsce musi odznaczać się dobrym dojazdem – niezależnie od tego, czy zdecydujemy się na obiekt położony w malowniczej okolicy, z dala od miejskiego zgiełku, czy w centrum metropolii.

Łatwe powinno być dostanie się tam samochodem, ale także innymi środkami komunikacji. Organizując wydarzenie o międzynarodowej randze, warto zwrócić uwagę na odległość i dojazd z lotniska. W tym kontekście dobrym rozwiązaniem może być organizacja konferencji w Toruniu – nie tylko dobrze skomunikowanym z pozostałymi polskimi miastami, ale też otoczonym lotniskami (m.in. w Bydgoszczy, Poznaniu czy Łodzi).

Ważne jest też to, by przy hotelu znajdowała się odpowiednia liczba miejsc parkingowych – ogólnodostępnych lub z możliwością rezerwacji dla swoich gości. Wówczas pomyśleć musimy także o dystrybucji kart parkingowych.

Wybrana lokalizacja powinna również pozwalać na realizację wszystkich elementów wydarzenia w jednym miejscu. Przygotowanie przerwy kawowej w pobliżu sali konferencyjnej z pewnością będzie wygodniejsze, niż zaplanowanie cateringu w innym budynku.

Po drugie: przestrzeń konferencyjna

Wydarzenia profesjonalne – konferencje, szkolenia lub seminaria – muszą być organizowane na najwyższym poziomie. Wygląd i standard miejsca, w którym odbywa się konferencja, świadczą o guście organizatorów oraz o prestiżu danego wydarzenia. Design to więc jedno z kryteriów wyboru odpowiedniego hotelu. Kolejnym powinna być funkcjonalność przestrzeni konferencyjnej czy szkoleniowej. Przestronność obiektu i szansa na efektywne wykorzystanie powierzchni to zatem kolejne z kryteriów.

Biorąc pod uwagę liczbę uczestników przedsięwzięcia, należy zastanowić się nad tym, czy hotel dysponuje wystarczającą przestrzenią do zorganizowania go? Czy możliwe jest przeprowadzenie spotkań w kilku, odbywających się równocześnie, panelach? Miejsce konferencji z pewnością powinno cechować się uniwersalnością: możliwością przesuwania ścian, zmianami wielkości i układu sal czy rozstawienia krzeseł i sprzętu. Uczestnicy docenią także dostęp w pomieszczeniach do światła dziennego, a z drugiej strony – możliwość ich optymalnego zaciemnienia. Standardem jest już też klimatyzowanie sal oraz zapewnianie dostępu do Internetu (również bezprzewodowego).

Istotna jest więc różnorodność wielkościowa sal i ich wystrój oraz proponowany układ przestrzenny. Dla przykładu: toruński hotel Filmar dysponuje jednym z większych centrów konferencyjnych w Polsce. Organizatorzy wydarzeń mogą wybierać spośród dziesięciu sal, które pomieszczą zarówno kilkunastu lub kilkudziesięciu, jak i kilkuset gości. Do ustalenia pozostaje też ustawienie przestrzeni: teatralne, w podkowę, szkolne lub bankietowe. Hotel oferuje również dostęp do przestronnego foyer (bezpośrednio przed centrum konferencyjnym), które zagospodarować można na potrzeby cateringu – to podnosi komfort uczestników wydarzeń.

Kolejną kwestią jest sprawdzenie, czy wybrany hotel oferuje również sprzęt niezbędny do organizacji wydarzenia. Czy zapewnia nagłośnienie i bezprzewodowe mikrofony, sprzęt audio-wideo, rzutniki, ekrany, telewizory LCD, laptopy, tablice multimedialne, flipcharty? Czy dostępne są mównice? Czy posiadany przez obiekt sprzęt jest najwyższej jakości? Czy organizatorzy, w trakcie wydarzenia, będą mogli liczyć na profesjonalną pomoc techniczną, która zapobiegnie ewentualnym błędom lub sprawnie poradzi sobie z usterkami?

Po trzecie: komfort uczestników

Niezależnie od tego, czy naszym zadaniem jest organizacja szkolenia lub konferencji na kilkaset osób, czy kameralnego spotkania dla kilkudziesięciu profesjonalistów, postawić trzeba na najwyższą jakość i najwyższy komfort uczestników. Dzięki takim przedsięwzięciom wymieniać można doświadczenia i poglądy w rozmaitych kwestiach oraz nawiązywać współpracę z innymi uczestnikami. W ten sposób tworzy się także wizerunek głównego organizatora w danym środowisku i buduje relacje – tak z kontrahentami, jak i otoczeniem. Wygoda naszych gości jest więc w tym kontekście kluczowa.

Na komfort gości na pewno wpłyną wygodne krzesła w salach konferencyjnych, miejsca na odstawienie laptopa czy filiżanki z kawą oraz komfortowe przestrzenie do wypoczynku w trakcie przerw. Warto sprawdzić też, jakie udogodnienia dla swoich gości przygotował hotel. Czy dostępna jest siłownia? Czy można liczyć na wypoczynek w jacuzzi? Czy w hotelu znajduje się lobby bar? Czy w lecie skorzystać można z ogródka? Nie bez znaczenia jest też standard pokoi, z których goście będą korzystać. Te elementy wzmocnią pozytywny odbiór organizowanego wydarzenia.

Nie mniej istotna pozostaje też sfera gastronomiczna. Dysponujący restauracją hotel będzie w stanie zaproponować uczestnikom konferencji catering na najwyższym poziomie. Menu powinno być uniwersalne, smaczne i podane dokładnie wtedy, kiedy powinno. Musi ono także spełniać wymogi osób o szczególnych potrzebach żywieniowych. Obsługa powinna być sprawna, kulturalna i profesjonalna. Dobrze, by układ przestrzeni cateringowej sprzyjał integracji pomiędzy gośćmi.

Konferencje lub szkolenia organizowane w hotelu z dużą dozą prawdopodobieństwa okażą się sukcesem. Warunkiem jest jednak wybór najlepszego z nich, biorąc przede wszystkim pod uwagę lokalizację obiektu, możliwości oferowanej przestrzeni konferencyjnej oraz osiągalny komfort uczestników wydarzenia.

do góry