Hotel Toruń - rezerwacja

Organizacja konferencji

Organizacja konferencji w hotelu: krok po kroku

Na co zwracać uwagę, organizując konferencję w hotelu?

Zorganizowanie konferencji to nie lada wyzwanie. Najpierw wybrać trzeba zespół organizacyjny, a następnie – podzielić się obowiązkami. Już na samym początku należy jasno określić cel i tematykę wydarzenia. Od tego będzie zależało zaproszenie odpowiednich prelegentów oraz określenie łącznej liczby uczestników przedsięwzięcia. Dalej wskazanie czasu i miejsca spotkania, skalkulowanie budżetu, rozesłanie zaproszeń, promocja, kontakty z podwykonawcami, ustalenie finalnej agendy konferencji, przygotowanie identyfikatorów…

Lista zadań do wykonania jest długa. Można ją jednak nieco skrócić, powierzając część obowiązków obiektowi, w którym wydarzenie będzie się odbywało. To właśnie dlatego konferencje, seminaria, szkolenia czy warsztaty – nie tylko naukowe, ale też biznesowe – coraz częściej są przeprowadzane w hotelach. Dzięki temu umowa o organizację konferencji w hotelu zawierana jest tylko z jednym podwykonawcą – właśnie hotelem, a nie np. z dysponentem sali obrad, firmą gastronomiczną oraz pensjonatem. Współpracując z hotelem, jednocześnie zorganizujemy przestrzeń konferencyjną, catering, miejsca noclegowe oraz dodatkowe atrakcje dla naszych gości. Z całą pewnością takie wydarzenia muszą być przygotowane sprawnie, niezawodnie i z dbałością o każdy detal. Na co więc zwrócić uwagę, organizując konferencję w hotelu?

Po pierwsze: lokalizacja

Lokalizacja hotelu, w którym będzie odbywała się konferencja, musi być dogodna tak dla jej organizatorów, jak i wszystkich gości. Miejsce musi odznaczać się dobrym dojazdem – niezależnie od tego, czy zdecydujemy się na obiekt położony w malowniczej okolicy, z dala od miejskiego zgiełku, czy w centrum metropolii.

Łatwe powinno być dostanie się tam samochodem, ale także innymi środkami komunikacji. Organizując wydarzenie o międzynarodowej randze, warto zwrócić uwagę na odległość i dojazd z lotniska. W tym kontekście dobrym rozwiązaniem może być organizacja konferencji w Toruniu – nie tylko dobrze skomunikowanym z pozostałymi polskimi miastami, ale też otoczonym lotniskami (m.in. w Bydgoszczy, Poznaniu czy Łodzi).

Ważne jest też to, by przy hotelu znajdowała się odpowiednia liczba miejsc parkingowych – ogólnodostępnych lub z możliwością rezerwacji dla swoich gości. Wówczas pomyśleć musimy także o dystrybucji kart parkingowych.

Wybrana lokalizacja powinna również pozwalać na realizację wszystkich elementów wydarzenia w jednym miejscu. Przygotowanie przerwy kawowej w pobliżu sali konferencyjnej z pewnością będzie wygodniejsze, niż zaplanowanie cateringu w innym budynku.

Po drugie: przestrzeń konferencyjna

Wydarzenia profesjonalne – konferencje, szkolenia lub seminaria – muszą być organizowane na najwyższym poziomie. Wygląd i standard miejsca, w którym odbywa się konferencja, świadczą o guście organizatorów oraz o prestiżu danego wydarzenia. Design to więc jedno z kryteriów wyboru odpowiedniego hotelu. Kolejnym powinna być funkcjonalność przestrzeni konferencyjnej czy szkoleniowej. Przestronność obiektu i szansa na efektywne wykorzystanie powierzchni to zatem kolejne z kryteriów.

Biorąc pod uwagę liczbę uczestników przedsięwzięcia, należy zastanowić się nad tym, czy hotel dysponuje wystarczającą przestrzenią do zorganizowania go? Czy możliwe jest przeprowadzenie spotkań w kilku, odbywających się równocześnie, panelach? Miejsce konferencji z pewnością powinno cechować się uniwersalnością: możliwością przesuwania ścian, zmianami wielkości i układu sal czy rozstawienia krzeseł i sprzętu. Uczestnicy docenią także dostęp w pomieszczeniach do światła dziennego, a z drugiej strony – możliwość ich optymalnego zaciemnienia. Standardem jest już też klimatyzowanie sal oraz zapewnianie dostępu do Internetu (również bezprzewodowego).

Istotna jest więc różnorodność wielkościowa sal i ich wystrój oraz proponowany układ przestrzenny. Dla przykładu: toruński hotel Filmar dysponuje jednym z większych centrów konferencyjnych w Polsce. Organizatorzy wydarzeń mogą wybierać spośród dziesięciu sal, które pomieszczą zarówno kilkunastu lub kilkudziesięciu, jak i kilkuset gości. Do ustalenia pozostaje też ustawienie przestrzeni: teatralne, w podkowę, szkolne lub bankietowe. Hotel oferuje również dostęp do przestronnego foyer (bezpośrednio przed centrum konferencyjnym), które zagospodarować można na potrzeby cateringu – to podnosi komfort uczestników wydarzeń.

Kolejną kwestią jest sprawdzenie, czy wybrany hotel oferuje również sprzęt niezbędny do organizacji wydarzenia. Czy zapewnia nagłośnienie i bezprzewodowe mikrofony, sprzęt audio-wideo, rzutniki, ekrany, telewizory LCD, laptopy, tablice multimedialne, flipcharty? Czy dostępne są mównice? Czy posiadany przez obiekt sprzęt jest najwyższej jakości? Czy organizatorzy, w trakcie wydarzenia, będą mogli liczyć na profesjonalną pomoc techniczną, która zapobiegnie ewentualnym błędom lub sprawnie poradzi sobie z usterkami?

Po trzecie: komfort uczestników

Niezależnie od tego, czy naszym zadaniem jest organizacja szkolenia lub konferencji na kilkaset osób, czy kameralnego spotkania dla kilkudziesięciu profesjonalistów, postawić trzeba na najwyższą jakość i najwyższy komfort uczestników. Dzięki takim przedsięwzięciom wymieniać można doświadczenia i poglądy w rozmaitych kwestiach oraz nawiązywać współpracę z innymi uczestnikami. W ten sposób tworzy się także wizerunek głównego organizatora w danym środowisku i buduje relacje – tak z kontrahentami, jak i otoczeniem. Wygoda naszych gości jest więc w tym kontekście kluczowa.

Na komfort gości na pewno wpłyną wygodne krzesła w salach konferencyjnych, miejsca na odstawienie laptopa czy filiżanki z kawą oraz komfortowe przestrzenie do wypoczynku w trakcie przerw. Warto sprawdzić też, jakie udogodnienia dla swoich gości przygotował hotel. Czy dostępna jest siłownia? Czy można liczyć na wypoczynek w jacuzzi? Czy w hotelu znajduje się lobby bar? Czy w lecie skorzystać można z ogródka? Nie bez znaczenia jest też standard pokoi, z których goście będą korzystać. Te elementy wzmocnią pozytywny odbiór organizowanego wydarzenia.

Nie mniej istotna pozostaje też sfera gastronomiczna. Dysponujący restauracją hotel będzie w stanie zaproponować uczestnikom konferencji catering na najwyższym poziomie. Menu powinno być uniwersalne, smaczne i podane dokładnie wtedy, kiedy powinno. Musi ono także spełniać wymogi osób o szczególnych potrzebach żywieniowych. Obsługa powinna być sprawna, kulturalna i profesjonalna. Dobrze, by układ przestrzeni cateringowej sprzyjał integracji pomiędzy gośćmi.

Konferencje lub szkolenia organizowane w hotelu z dużą dozą prawdopodobieństwa okażą się sukcesem. Warunkiem jest jednak wybór najlepszego z nich, biorąc przede wszystkim pod uwagę lokalizację obiektu, możliwości oferowanej przestrzeni konferencyjnej oraz osiągalny komfort uczestników wydarzenia.

do góry