Najważniejsze etapy podczas organizacji konferencji
Poznaj najważniejsze etapy organizacji Twojej konferencji biznesowej krok po kroku, które zostały opracowane przez naszych doświadczonych i wykwalifikowanych ekspertów:
Określ cel konferencji oraz grupę docelową, do której będziesz kierować wydarzenie.
Wybierz właściwe miejsce i termin.
Stwórz program swojej konferencji.
Zorganizuj logistykę oraz rejestrację Gości.
Zadbaj o właściwą promocję wydarzenia.
Przygotuj oprawę techniczną organizowanego wydarzenia.
Dopilnuj właściwej obsługi konferencji.
Przygotuj dodatkowe atrakcje.
Zadbaj o catering konferencyjny.
Dzięki tym elementom uda Ci się zorganizować najwyższej klasy konferencje.
Cel i grupa docelowa
Pierwszy krokiem podczas organizacji konferencji jest określenie jej celu. Należy jasno sprecyzować, czy ma to być event o charakterze promocyjnym, edukacyjnym, a może networkingowym?. Dzięki temu uda nam się wyłonić uczestników, którzy z dużym zainteresowaniem przybędą na organizowane przez nas wydarzenie.
Właściwie miejsce i termin
Jednym z najważniejszych czynników decydujących o atrakcyjności organizowanego wydarzenia jest wybór miejsca. Event powinien być przeprowadzony w miejscu nowoczesnym, atrakcyjnym wizualnie, który oprócz doskonale wyposażonych sal, musi oferować także szereg innych udogodnień. Do najważniejszych zaliczyć należy wysokiej klasy nocleg, wyżywienie czy miejsce parkingowe. Nasz Hotel Filmar zagwarantuję wszystkie te udogodnienia, stając się idealnym miejscem na organizowanie konferencji w Toruniu. Nasz obiekt hotelarsko- gastronomiczny może poszczycić się doskonałą lokalizacją, co znacząco podnosi prestiż i atrakcyjność organizowanego wydarzenia.
Program konferencji
Program konferencji powinien być szczegółowo zaplanowany. Dzięki temu będziemy mogli spełnić oczekiwania uczestników, jak również utrzymać ich pełne zaangażowanie przez cały czas trwania wydarzenia. Warto podzielić event na bloki tematyczne, sesje plenarne, warsztaty. Należy także zaplanować przerwy.
Logistyka i rejestracja
W celu sprawnego zorganizowania eventu należy zadbać o logistykę i rejestrację. Pod pojęciem logistyki znajduje się m.in.: zakwaterowanie, transport. Należy zadbać także o rejestrację uczestników- powinna ona być prosta oraz intuicyjna. Warto rozważyć rejestrację on-line.
Promocja wydarzenia
Żeby zorganizować wydarzenie, które zrobi wrażenie, należy zadbać o właściwą promocję eventu. Należy w tym celu wdrożyć różne kanały komunikacji, m.in.: newsletter, social media, plakaty czy ulotki.
Oprawa techniczna
Podczas organizacji konferencji należy wybrać miejsce, takiej jak nasz Hotel Filmar, które będzie oferować doskonale wyposażone zaplecze techniczne. Należy mieć na uwadze obecność sprzętu audiowizualnego, nowoczesnych systemów nagłośnienia, atrakcyjne oświetlenie czy ogólny dostęp do Internetu. Znajdziesz u nas także dodatkowe akcesoria, takie jak np. podest sceniczny.
Wysokiej klasy obsługa konferencji
Priorytetowym zagadnieniem jest wysokiej klasy obsługa konferencji. Dobrze zorganizowany, miły, pomocny, kulturalny zespół obsługi znacząco podniesie prestiż wydarzenia. Każdy członek naszego zespołu zna swoje obowiązki i jest odpowiedzialny za wykonanie określonych zadań.
Dodatkowe atrakcje
Wysokiej klasy konferencje, oferują dla swoich Uczestników dodatkowe atrakcje. Bardzo często jest to różanego rodzaju oprawa artystyczna, np. występ muzyczny, pokaz artystyczny. Należy zadbać również o część integracyjną (np. wieczorne spotkanie). Konferencje powinny mieć nie tylko walory merytoryczne, edukacyjne, ale także rozrywkowe.
Pyszne jedzenie
Podczas konferencji nie może zabraknąć pysznego jedzenia. W naszym hotelu odnajdziesz pyszne przekąski, a także całą obsługę cateringową. Cześć gastronomiczna pozwala wszystkim uczestnikom nabrać sił, odetchnąć od przyswajanej wiedzy i umiejętności. Należy zadbać o wysoką różnorodność dań, aby każdy znalazł jedzenie dopasowane do swoich indywidualnych preferencji.
Wybierz nasz Hotel Filmar, i ciesz się perfekcyjną konferencją, która zachwyci Twoich Gości
Jak wiadomo, wybór obiekt na organizację konferencji jest zagadnieniem priorytetowym. Hotel Filmar jest właściwie przystosowany, by zachwycić wszystkich zaproszonych na wydarzenie Uczestników. Dysponujemy aż dziesięcioma salami konferencyjnymi, co sprawia, że idealnie dopasowujemy przestrzeń do charakteru konferencji, a także liczby uczestników. Zapraszamy do kontaktu w celu rezerwacji terminu jeszcze dziś.
